KAMU İHALE KURUMUNCA YAPILAN İTİRAZEN ŞİKAYET İNCELEMESİNE İLİŞKİN PRATİK BİLGİLER

Kuruma yapılan itirazen şikayet başvurularındaki eksiklikler nerden takip edilebilir?

EKAP’taki Sorgulama İşlemleri bölümünde yer alan İtirazen Şikayet Başvurusu Sorgulama segmentinden (https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Vatandas/SikayetSorgu.aspx) İhale Kayıt Numarası (İKN) ile sorgulama yapılabilir. Karşımıza çıkan sayfada “şikayet detayı” başlığına tıklandığı zaman itirazen şikayet başvurusundaki eksiklikler görülebilir. Bu eksikliklerin itirazen şikayet başvurusunun son gününe kadar tamamlanması halinde esas incelemesine geçilmesi mümkün olacaktır.

İtirazen şikayet başvurularında Kamu İhale Kurumunun inceleme süresi kaç gündür?

Kamu İhale Kurumu, 4734 sayılı Kanun’un 21’inci maddesinin birinci fıkrasının (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihaleler ile şikayet veya itirazen şikayet üzerine alınan ihalenin iptal edilmesi kararına karşı yapılacak itirazen şikayet başvurularına ilişkin nihai kararını, ihale işlem dosyası ile ihaleye ilişkin gerekli bilgi ve belgelerin Kurum kayıtlarına alındığı tarihten itibaren “10 iş günü” içinde, diğer itirazen şikayet başvurularında “20 gün” içinde verir. Teknik görüş veya idareden ek bilgi/belge istenilen dosyalarda bu süre, istenilen görüş ve bilgenin kayıtlara alındığı tarihten başlar.

Kamu İhale Kurumuna yapılan itirazen şikayet başvurusu çerçevesinde Kurul Karar Tutanakları ile Kurul karar metnine nasıl ulaşılabilir?

Kurul gündemine alınan ve görüşülen itirazen şikayet başvurusuna yönelik ne karar alındığına ilişkin Kurul Karar Tutanağına, Kurul toplantısının gerçekleştirildiği gün saat 24.00’de EKAP’taki Sorgulama İşlemleri menüsündeki Kurul Karar Tutanakları sekmesinden ulaşılması mümkündür. Burada karar içeriği yer almamakta sadece nihai karara (karar sonucuna) yer verilmektedir.

Kurul tarafından verilen bütün uyuşmazlık kararları, karar tarihini izleyen beş iş günü içinde taraflara tebligata çıkarılmakta ve EKAP’ta yayımlanmaktadır. Uyuşmazlık kararlarına “Sorgulama İşlemleri” menüsündeki “Kurul Karar” sekmesinden ulaşılması mümkündür.

Örneğin Kurul tarafından itirazen şikayet başvurusuna ilişkin düzeltici işlem kararı verilmişse o gün saat 24.00’de Kurul Karar Tutanakları bölünde sadece düzeltici işlem kararı verildiği görülmektedir. Uyuşmazlık kararının tüm metni ise taraflara tebliğe çıkarıldıktan sonra EKAP’ta yayımlanmaktadır.

İhale ilanında yer alan yeterlik kriterine yönelik şikayet başvurusunda bulunmak için ihale dokümanı alınması/indirilmesi zorunlu mudur?

Evet. İhale ilanına yönelik şikayet başvurusunda bulunmak istiyorsa ihale dokümanını indirmek/satın almak zorundadır. Aksi takdirde şikayet başvurusu ehliyeti olmadığı gerekçesiyle reddedilecektir. İdare tarafından bu başvuru ehliyet yönünden reddedilmese bile itirazen şikayet başvurusunda reddedilecektir.

İlana yönelik şikayet başvuru yapıldıktan sonra dokümanın satın alınması/indirilmesi de başvuruyu geçerli hale getirmeyecektir. Başvuru sahibi tarafından tekrar başvuruda bulunulmalıdır.

Şikayet/itirazen şikayet başvuruları ihale sürecini durdurur mu?

İdareye yapılan şikayet ya da Kamu İhale Kurumuna yapılan itirazen şikayet başvurusu ihale sürecini durdurmaz. Ancak, şikayet/itirazen şikayet süreci tamamlanmadan sözleşme imzalanamaz.

Doğrudan temin yöntemi ile gerçekleştirilen bir alıma yönelik olarak Kamu ihale Kurumuna itirazen şikayet başvurusunda bulunulabilir mi?

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 18’inci maddesinde, doğrudan temin bir ihale usulü olarak belirtilmemiştir. Doğrudan temin, 4734 sayılı Kanun’un 22’nci maddesinde bir alım yöntemi olarak düzenlenmiştir.

4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi ile Kamu İhale Kurumuna ihaleler ile ilgili itirazen şikâyetleri inceleme ve sonuçlandırma görevi verildiğinden, bir ihale usulü olmayan doğrudan temin yöntemine ilişkin olarak Kamu İhale Kurumuna itirazen şikayet başvurusunda bulunulması mümkün değildir. Bu başvurular görev yönünden reddedilmektedir.

İdarece iptal edilen ihalelere karşı itirazen şikayet başvurusunda bulunulması mümkün müdür?

Şikayet ya da itirazen şikayet üzerine idare tarafından alınan ihalenin iptali kararlarına karşı doğrudan Kamu İhale Kurumuna itirazen şikayet başvurusunda bulunulabilir. Şikayet veya itirazen şikayet üzerine idare tarafından alınan iptal kararına karşı yapılacak şikayet başvurularında süre beş gündür.

Burada dikkat edilmesi gereken temel husus, idarece alınan iptal kararı öncesinde idareye yapılan bir şikayet başvurusu bulunup bulunmadığıdır. Eğer, idarece ihalenin iptali kararı yapıldığı tarihe kadar idareye hiçbir şikayet başvurusunda bulunulmamış ise iptale karşı Kuruma itirazen şikayet başvurusunda bulunulması mümkün değildir. Doğrudan idare mahkemesine dava açılmalıdır.

Örneğin İhale tarihi 06.11.2015 olan bir ihalede, idarece tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında 15.11.2015 tarihinde ihalenin iptal edildiğini varsayalım. Bu ihalede Kamu İhale Kurumu’na itirazen şikayet başvurusunda bulunulabilmesi için 15.11.2015 tarihinden önce idareye yapılmış bir şikayet başvurusu olması yeterlidir. Bu şikayetin ihalenin iptali ile ilgili olmayan bir konuya ilişkin olması veya başka bir istekli tarafından yapılmış olması önemli değildir. Aksi takdirde itirazen şikayet başvurusu görev yönünden reddedilecektir.

Şikayet ya da itirazen şikayet süresinin son günü Cumartesi, Pazar ya da resmi tatil gününe denk geliyorsa ne yapılmalıdır?

Sürenin son gününün tatil gününe rastlaması halinde, süre tatil gününü izleyen ilk iş gününün bitimine kadar uzar.

Şikayet ve itirazen şikayet sürelerinin hesaplanmasında idari izin günleri ne şekilde dikkate alınır?

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 3’üncü maddesinde iş günü, “Ulusal bayram ve genel tatil günleri ile hafta tatili günleri dışında kalan ve idari izin günlerini de kapsayan günler” olarak tanımlanmıştır. Bu çerçevede idari izin günleri normal iş günü gibi dikkate alınmalıdır. Örneğin idareye şikayet başvurusunun son günü Bakanlar Kurulu tarafından idari izin olarak ilan edilen 30.10.2015 Cuma gününe denk geliyorsa idareye şikayet başvurusu bu tarihte yapılmalıdır, aksi takdirde hak kaybı yaşanacaktır.

İdari izin gününde idarede görevli bulunmuyorsa ya da şikayet başvurusu idarece teslim alınmıyorsa ne yapılmalıdır?

İdari izin günleri resmi tatil değildir. Bu nedenle, bu günlerde mutlaka idarelerde asgari işleyişin sağlanması için görevli bulundurulmalıdır. Uygulamada idari izin günlerinde başvuru sahipleri tarafından şikayet dilekçesini sunmak üzere idarelere başvurulduğu, ancak idarelerce bu başvuruların teslim alınmadığı, idarelerin kapalı olması nedeniyle teslim edilemediği, ya da güvenlik görevlisi ya da hademe gibi bu başvuruları teslim almaya yetkili olmayan kişilere teslim edildiği görülmektedir. Böyle durumlarda başvuru sahipleri bazen idari izin gününden sonraki ilk izin gününde tekrar idareye gelerek dilekçelerini vermekte, bazen de yetkisiz kişilerce teslim alınan dilekçeler idare kayıtlarına idari izni takip eden ilk iş gününde alınmaktadır.

Eğer şikayet başvurusunun son günü idari izin gününe denk gelmişse ilk paragrafta belirtildiği şekilde yapılan başvurular açısından hak kaybı söz konusu olabilecektir.

• Bazen idareler şikayet dilekçesinin kayıtlarına kendilerinden kaynaklanan nedenlerle geç alındığını kabul edebilmektedir. Kamu İhale Kurumu ile yapılan yazışmalar neticesinde idare hatalı olduğunu kabul ediyor ve başvuru sahibinin esasında süresi içerisinde dilekçeyi kendilerine getirdiğini ancak kendilerinin dilekçeyi kayıtlara geç aldığını ifade ediyorsa, başvurunun süresinde yapıldığı Kamu İhale Kurulu tarafından da kabul edilmektedir.
• Ama yukarıdaki durumda, hatasını kabul edip etmemek idarenin insiyatifinde olduğundan ve işi şansa bırakmamak amacıyla idari izin günlerinde idarede görevli olmadığı durumlarda ispat açısından sorun yaşanmaması amacıyla mutlaka noter huzurunda tespit yaptırılmalı veya en azından idareden bu durumu tevsik edebilecek nitelikte bir belge alınmalıdır.

Posta/kargo yoluyla şikayet ve itirazen şikayet başvurusunda bulunulması mümkün müdür?

Posta/kargo yoluyla şikayet ve itirazen şikayet başvurusunda bulunulması mümkündür. Bu şekilde yapılan başvurularda posta geçecek süreler dikkate alınmaz. Şikayet/itirazen şikayet başvuru tarihi olarak postanın idare/Kurum kayıtlarına alındığı tarih esas alınmaktadır. Bu sebeple, başvuru sahiplerinin postada geçecek süreleri de dikkate alması gerekmektedir. Şikayet ve itirazen şikayet başvurusunda bulunmanın diğer yöntemi de başvurunun elden teslim edilmesidir.

Aynı kişi/iş ortaklığı tarafından birden fazla ihaleye yönelik olarak tek dilekçeyle şikayet başvurusunda bulunabilir mi?

Hayır. İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin “ Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 8’inci maddesinde, aynı kişi/iş ortaklığı tarafından birden fazla ihaleye tek dilekçe ile başvurulamayacağı hüküm altına alınmıştır.

Birden fazla kişi/iş ortaklığı tarafından aynı ihaleye tek dilekçeyle başvuruda bulunulabilir mi ?

Hayır. İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin “ Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 8’inci maddesinde birden fazla kişi tarafından aynı ihaleye tek dilekçe ile başvurulamayacağı hüküm altına alınmıştır.

İtirazen şikayet başvurusundan feragat edilmesi mümkün müdür ?

Hayır. 4734 sayılı Kanun’un “Kuruma itirazen şikayet başvurusu” başlıklı 56’ncı maddesinde itirazen şikayet başvurusundan feragat edilmesinin itirazen şikayet başvurusunun incelenmesine ve 54’üncü maddede sayılan kararlardan birinin alınmasına engel teşkil etmeyeceği hüküm altına alınmıştır. Ancak, idareye yapılan şikayet başvurusundan feragat edilmesi mümkündür.

İdare tarafından kamu ihale mevzuatına aykırı olarak sözleşme imzalanmış olması itirazen şikayet başvurusu yapmayı engeller mi?

Hayır. 4734 sayılı Kanun’un “Kuruma itirazen şikayet başvurusu” başlıklı 56’ncı maddesine göre Kanun’da belirtilen sürelere ve usule uyulmadan sözleşme imzalanmış olması itirazen şikayet başvurusunda bulunmaya engel teşkil etmez. Eğer başvuru sahibinin iddiası sonucunda Kamu İhale Kurumu tarafından düzeltici işlem kararı verilir ve ortada sürelere uyulmadan imzalanmış bir sözleşme varsa, bu sözleşmenin imzalanmasının mevzuata aykırı olduğu Kurul kararında ayrıca belirtilir.

İtirazen şikayet başvuru bedelleri nasıl tespit edilmektedir?

Başvuru bedelleri ihalenin yaklaşık maliyeti esas alınarak belirlenmektedir. İlanda veya dokümanda itirazen şikayet başvuru bedeli belirtilmeyen hallerde, Kanunun 53 üncü maddesinin (j) fıkrasının (2) numaralı bendine göre hesaplanacak başvuru bedeli, https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/IhaleArama2.aspx   adresi üzerinden yapılacak sorgulama yoluyla öğrenilebilir. Bu adreste ihale kayıt numarası ile yapılacak sorgulama ile ihaleye ait bilgilere ulaşılabilmektedir. Başvuru bedeli, bu şekilde tespit edilemediyse 4734 sayılı Kanunun 53 üncü maddesinin (j) fıkrasının 2 numaralı bendinde belirlenen en yüksek tutar üzerinden yatırılır (12.763 TL ) ve itirazen şikayet incelemesi sırasında yaklaşık maliyete göre fazla ödendiği anlaşılan tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir.

“31.01.2016 tarihine kadar geçerli” başvuru bedelleri aşağıdaki gibidir.

Kısmi teklife açık olarak gerçekleştirilen ihalelerde itirazen şikayet başvuru bedeli nasıl belirlenmektedir?

Kısmi teklife açık ihalelerde, başvuru bedeli toplam yaklaşık maliyet üzerinden yatırılır. Başvuruya konu kısmın yaklaşık maliyetine göre fazla yatırıldığı tespit edilen tutar Kamu İhale Kurumu tarafından başvuru sahibine iade edilir. İade edilecek tutar bilgisi Kurul kararında yer alır.

İdareye şikayet başvurusunda bulunurken dilekçeyi imzalayan kişinin yetkili olduğunu gösterir belgelerin sunulmasına gerek var mıdır?

Şikayet dilekçelerine başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza sirkülerinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneğinin eklenmesi zorunludur. Ancak aday veya isteklinin başvuru belgeleri veya teklif zarfı içerisinde bu belgelerin bulunması durumunda, dilekçe ekinde söz konusu belgeler aranmaz. Doğal olarak, ilana ya da dokümana yönelik bir başvuru halinde, henüz teklif dosyası sunulmamış olması gerektiğinden (ya da sunulmuş olsa bile ihale tarihinden önce açılamayacağından ) şikayet başvurusunda bulunan kişinin yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza sirkülerinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneğinin itirazen şikayet dilekçesine eklenmesi gerekmektedir.

Ancak, gerçek kişi tacirlerin imza beyannamesi eklemelerine gerek bulunmamaktadır.

İş ortaklıkları tarafından itirazen şikayet dilekçesi ekinde İş Ortaklığı Beyannamesi sunulması gerekli midir?

İş Ortaklıkları, itirazen şikayet dilekçesini imzalayan kişinin yetkili olduğunu tespit edilebilmesi amacıyla İş Ortaklığı Beyannamesinin ıslak imzalı bir örneğini mutlaka itirazen şikayet dilekçesine eklemelidir. Eğer, itirazen şikayet dilekçesini iş ortaklığını oluşturan ortaklardan her birinin temsilcisi ayrı ayrı imzalamışsa iş ortaklığı beyannamesi sunulmasına gerek yoktur.

Firmanın ihaleyi yapan idare dışındaki idari mercilere ya da yargı mercilerine şikayet başvurusu yapması durumunda nasıl işlem yapılır?

İhaleyi yapan idare dışındaki idari mercilere ya da yargı mercilerine yapılan başvurular, bu merciler tarafından ihaleyi yapan idareye gönderilmesi halinde dikkate alınır. Bu durumda şikayet dilekçesinin ihaleyi yapan idare kayıtlarına girdiği tarih başvuru tarihi olarak kabul edilir.

Kamu İhale Kurumu itirazen şikayet başvurusu yapılmadan resen ihalelerle ilgili iddiaları inceleyebilir mi?

4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesinde yer alan “Kurum gerekli gördüğü takdirde, bu Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine aykırılık bulunduğuna ilişkin iddiaları da inceler ve sonuçlandırır.” hükmü 2009 yılında yürürlükten kaldırıldığından, Kurumun ihalelerdeki mevzuata aykırılık iddialarını kendiliğinden harekete geçip inceleme yetkisi bulunmamaktadır.

İlana veya dokümana karşı şikayet başvurusunda bulunulduktan sonra ihaleye teklif verilmiş olması Kamu İhale Kurumuna itirazen şikayet başvurusunda bulunulmasını engeller mi?

İlana veya ihale dokümanına karşı şikayet başvurusunda bulunulduktan sonra ihaleye teklif verilmiş olması Kamu İhale Kurumuna itirazen şikayet başvurusunda bulunulmasını engellemez.

İdare tarafından firmaya tebliğ edilen kesinleşen ihale kararında firmanın teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı ifade edilmesine karşın teklifin değerlendirme dışı bırakılmasının gerekçesi yer almamaktadır. Şikayet başvurusuna ilişkin süre ne zaman başlar?

4734 sayılı Kanun’un 41’inci maddesinde ihale sonucunun, ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil olmak üzere ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirileceği ve ihale sonucunun bildiriminde, tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçelerine de yer verileceği hüküm altına alınmıştır. Kesinleşen ihale kararında tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçelerine yer verilmemesi halinde, tekliflerinin değerlendirmeye alınmama ya da uygun görülmemesine karşı yapılacak şikayet başvurusunda, istekliler kararın gerekçelerinin bildirilmesiyle şikayet konusundan haberdar olduklarından sürenin hesabında kesinleşen ihale kararının bildirim tarihinin değil, karar gerekçelerinin bildirildiği tarihin esas alınması gerekmektedir.

İdareye yapılacak şikayet başvurusu ile Kamu İhale Kurumuna yapılacak itirazen şikayet başvurusuna ilişkin dilekçe örnekleri var mıdır?

Firmalar tarafından ihalelerle ilgili şikayet başvurusu ve itirazen şikayet başvurunda kullanılacak dilekçe örnekleri İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğin ekinde yer almaktadır. Bu Tebliğe Kamu İhale Kurumunun internet sayfasındaki mevzuat bölümünden ulaşılması mümkündür.

Şikayet başvurusunda, başvurunun yapılma tarihi ve ek belgeler konusunda sorun yaşanmaması için dikkat edilecek husus nedir?

Şikayet dilekçesi, dilekçeye eklenen bütün belgeleri (belgelerin adları, sayfa sayıları, asıl/tasdikli/fotokopi vb. olduklarını) gösteren iki nüsha dizi pusulası ile birlikte sunulur.

İdare tarafından dizi pusulası ekindeki bilgi ve belgelerin dizi pusulasında belirtilen şekilde olup olmadığı kontrol edilerek, belirtilen şekilde olması halinde dizi pusulalarına; “ekler dizi pusulasında belirtilen şekildedir” şerhi düşülerek teslim alan idare görevlisi tarafından imzalanır ve bir nüshası başvuru sahibine geri verilir. Ayrıca elden yapılan başvurularda başvuru sahibine kayıt tarih ve sayısını gösteren imzalı bir alındı belgesi verilir. Şikayet başvurusu yapılırken bu belgelerin alınması unutulmamalıdır.