İŞ DENEYİMİNİ GÖSTEREN BELGELERE İLİŞKİN PRATİK BİLGİLER

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında gerçekleştirilen ihalelerde isteklilerin ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin “iş deneyimini gösteren belgeleri” sunmalarına yönelik düzenlemeler yapılabilmektedir. Bir ihalede iş deneyim belgesi istenmesinin temel amacı, isteklilerin mal tedarik etme konusundaki deneyimini ölçmektir.

İhale Uygulama Yönetmeliklerinde, iş deneyimini gösteren belgelere ilişkin olarak bu belgelerin nitelikleri çerçevesinde farklı terimler (iş bitirme belgesi, iş denetleme belgesi, iş yönetme belgesi ve iş durum belgesi) kullanılmaktadır. Bu belgelerin düzenlenme şartları ve nitelikleri farklı olmakla birlikte, bu belgelerin tümü için uygulamada yaygın olarak “iş bitirme belgesi” ifadesi kullanılmaktadır.

İş deneyimini gösteren belgelerin istenildiği mal alımı ihalelerinde, isteklilerce yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektöre bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında gerçekleştirilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’ne (MAİUY) uygun bir iş deneyimini gösteren belgenin sunulması zorunludur.

2014 ve 2015 yıllarında, kamu ihale mevzuatında iş deneyimini gösteren belgeler konusunda iki önemli değişiklik yapılmıştır. Bunlardan ilki, iş bitirme belgelerinin Elektronik Kamu Alımları Platformu’nda (EKAP) düzenlenmesine yönelik mevzuat değişikliğidir. İkinci gelişme ise mal ve hizmet alımı ihalelerinde iş deneyimini gösteren yeni bir belge olan “teknolojik ürün deneyim belgesine” ilişkin değişikliğin yürürlüğe girmesidir.

Sağlık sektörüne ilişkin mal alımı ihalelerinde iş deneyimini gösteren belgelerin istenilmesi zorunlu mudur?

Yaklaşık maliyeti 201.563 Türk lirasına* eşit ve altındaki mal alımı ihalelerinde, iş deneyimini gösteren belgeler istenemez. Bu tutarın üzerinde olan ihalelerde iş deneyimini gösteren belgelerin istenip istenmeyeceği ise idarenin takdirinde bulunmaktadır. Bir başka ifadeyle, yaklaşık maliyeti 201.563 Türk liranın üzerindeki mal alımı ihalelerinde iş deneyimini gösteren belgelerin istenilmesi konusunda bir zorunluluk bulunmamaktadır.

*4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nda yer alan eşik değerler ve diğer parasal limitler her yıl şubat ayında Kamu İhale Kurumu tarafından güncellenmektedir. Bu parasal limit, 1/2/2015 ile 31/1/2016 tarihleri arasında geçerlidir. Belli istekliler arasında ihale usulü ile gerçekleştirilen mal alımlarında iş deneyimini gösteren belgelerin istenip istenmeyeceği konusunda yaklaşık maliyete bakılmaksızın idarelerin takdir yetkisi bulunmaktadır.

Mal alımı ihalelerinde hangi oranda iş deneyimi istenebilir?

Teklif edilen bedelin %10’undan az ve %40’ından fazla olmamak üzere idarece belirlenecek bir oran iş deneyimine ilişkin yeterlik kriteri olarak öngörülebilir. Bu oranlardan daha düşük ya da daha yüksek bir oran yeterlik kriteri olarak belirlenemez.

İş deneyiminin yeterlik kriteri olarak düzenlendiği mal alımı ihalesinde, ihale konusu mal veya benzer işlere ilişkin iş deneyimini gösteren belgeler sunulur.

İdari şartnamede ihale konusu mal/mallarla birlikte benzer iş olarak kabul edilen işler de belirtilmelidir. Sadece ihale konusu malın benzer iş olarak belirlenmesi ihale dokümanlarındaki yaygın hataların başında gelmektedir. Kamu İhale Kurumu, bu düzenlemenin ihalelere katılımı sınırlaması sebebiyle ilana ve dokümana yönelik bir başvuru olursa ihalelerin iptaline karar vermektedir.

Mal alımı ihalelerinde iş deneyimini gösteren belgeler nelerdir?

Mal alımı ihalelerine ilişkin mevzuatta, firmalar tarafından iş deneyimine ilişkin yeterlik kriterini sağlamak üzere sunulan belgeler, “iş deneyimini gösteren belgeler” olarak adlandırılmaktadır.

Mal alımı ihalelerinde iş deneyimini gösteren belgeleri aşağıdaki şeklinde sınıflandırmak mümkündür:

• İş bitirme belgesi,
• Teknolojik ürün deneyim belgesi,
• Özel sektöre yapılan satışlar ile alt yüklenici olarak gerçekleştirilen işlere ilişkin sözleşme ve fatura örnekleri/örneklerin mevzuata uygun onaylı suretleri,
• Yurtdışında düzenlenen belgeler.

Mal alımı ihalelerinde iş durum, iş denetleme, iş yönetme belgesi ile mezuniyet belgesinin (diploma) iş deneyimini gösteren belge olarak kullanılması söz konusu değildir.

Mal alımı ihalesine iş ortaklığı olarak teklif verilirse iş deneyimine ilişkin yeterlik kriteri nasıl sağlanır?

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 37’nci maddesinin dördüncü fıkrasında, iş ortaklığında pilot ortağın, asgari iş deneyim tutarının en az %20’sini sağlaması gerektiği hüküm altına alınmıştır. Ancak her durumda pilot ortağın iş deneyim tutarının, diğer ortaklardan her birinin iş deneyim tutarından fazla olması zorunludur.

Pilot ortağın iş deneyim tutarının diğer ortaklardan her birinin iş deneyim tutarından fazla olması ve asgari iş deneyim tutarının en az %20’sini sağlaması şartıyla iş deneyim tutarının kalan kısmı diğer ortaklar tarafından karşılanabilir.

Pilot ortağa ait iş deneyimini gösteren belgenin “tek başına” ihalede aranan asgari yeterlik kriterini sağlaması halinde, diğer ortaklar iş deneyimini gösteren belge sunmak zorunda değildir.

Mal alımlarında iş bitirme belgesi hangi idareler tarafından düzenlenebilir?

4734 sayılı Kanun kapsamındaki idareler ile bu Kanun kapsamı dışındaki kamu kurum ve kuruluşları (kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve vakıf yükseköğretim kurumları hariç), bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak yurt içinde veya yurt dışında gerçekleştirilen ve kesin kabulü yapılarak tamamlanan mal alımları için yükleniciye Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin ekinde yer alan standart form esas alınarak iş bitirme belgesi düzenler.

Şirketlerin birleşmeleri veya şirket bölünmesi durumunda iş  deneyimini gösteren belgeler kullanılabilir mi?

Şirketlerinin birleşmeleri ya da şirketin bölünmesi durumunda iş deneyimini gösteren belgelerin nasıl kullanılacağına ilişkin olarak Uygulama Yönetmeliklerinde bir düzenleme yer almamaktadır. Kamu İhale Kurulu bu hususları düzenleyici kurul kararları ile açıklığa kavuşturmuştur.

Kamu İhale Kurulunun 19/10/2009 tarihli ve 2009/DK.D-143 sayılı düzenleyici kurul kararında, “… Devralma ya da yeni şirket kurma yoluyla birleşme durumunda tasfiyesiz sona eren şirket/şirketlere ya da işletmelere ait iş deneyim belgelerinin, bilanço ve ciro değerlerinin devralan ya da yeni kurulan şirkete geçeceğine,” karar verilmiştir

Kamu İhale Kurulunun 28.01.2016 tarihli ve 2016/DK.D-10 sayılı düzenleyici kurul kararında, “…1) Bölünen şirketin infisah etmeyerek mevcudiyetini devam ettirdiği hallerde, bölünen şirket namına düzenlenen iş deneyim belgelerinin sadece bu şirket tarafından kullanılabileceğine; bölünen şirketin infisah ettiği ve faaliyet alanını esas alan bölünmenin söz konusu olduğu durumlarda iş deneyim belgelerinin sadece ilgili olduğu faaliyetin devrolunduğu şirket tarafından kullanılabileceğine, faaliyet alanını esas almayan bölünmenin söz konusu olduğu durumlarda ise bölünen şirkete ait iş deneyim belgelerinin kullanımının sona ereceğine, ” karar verilmiştir.

Özel imalat süreci gerektiren mal alımı ihalelerinde iş deneyimini gösteren belgeler konusunda düzenleme nasıl yapılmalıdır?

Özel imalat süreci gerektiren mal alımı ihalelerinde iş deneyimini gösteren belgelerin istenilmesi durumunda, iş deneyimini gösteren belgelerle birlikte alım konusu işe ilişkin üretim kapasite raporunun da istenilmesi zorunludur. Aday veya isteklinin ise bu iki belgeden (iş deneyimini gösteren belge veya kapasite raporu) birini sunması yeterlidir.

İş bitirme belgesi nasıl düzenlenir?

4734 sayılı Kanun kapsamındaki idareler ile bu Kanuna tabi olmayan kamu kurum ve kuruluşlarına (kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve vakıf yükseköğretim kurumları hariç), bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak yurt içinde veya yurt dışında gerçekleştirilen ve kesin kabulü yapılarak tamamlanan mal alımları için yükleniciye iş bitirme belgesi düzenlenir. İş bitirme belgesine ilişkin standart form MAİUY’nin ekindeki standart formlar (İş Bitirme Belgesi / Formu Standart Form – KİK 027.0/M) içinde yer almaktadır.

İdare iş bitirme belgesi düzenlenmesine ilişkin başvuruyu kaç gün içinde sonuçlandırır?

İş bitirme belgesi düzenlemeye yetkili idare veya kamu kurum ve kuruluşları herhangi bir başvuru olmaksızın bu belgeyi düzenleyebilir. Ancak yüklenicinin iş bitirme belgesi almaya yönelik başvurusu, başvuru tarihinden itibaren 20 iş günü içinde belge düzenlenerek sonuçlandırılır. Başvuruda belge düzenlenmesi talep edilen işin belirtilmesi yeterlidir. Başvuru sahibi, iş bitirme belgesi alma koşullarına sahip değil ise aynı süre içinde belge düzenlenmeme gerekçeleri yazılı olarak bildirilir.

İş bitirme belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşların, bu niteliklerini kaybetmeleri halinde, daha önce düzenledikleri iş bitirme belgeleri MAİUY’de öngörülen diğer şartları sağlamaları halinde ihalelerde kullanılabilir.**

İş bitirme belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlara, bu niteliklerini kaybetmelerinden önce taahhüt edilerek gerçekleştirilmesine rağmen iş bitirme belgesi alınmayan işlere ilişkin olarak kurum ve kuruluşların, bu niteliklerini kaybetmelerinden önce bağlı, ilgili veya ilişkili bulundukları kurum ve kuruluşlara, iş bitirme belgesi düzenlenmesi için başvuruda bulunulur.

**İş bitirme belgesi düzenlemeye yetkili kurum veya kuruluşun hukuki varlığının sona ermesi ya da belge düzenleme niteliğini kaybetmesi (özelleştirme gibi) durumunda, iş bitirme belgesinin düzenlenip düzenlenmeyeceğine ilişkin olarak MAİUY’nin 44’üncü maddesinin beşinci ve altıncı fıkrasında düzenleme yer almaktadır.

Alt yüklenici iş deneyimini nasıl belgelendirecektir?

İdarelerce gerçekleştirilen mal alımı ihalelerinde alt yükleniciliğe izin verilmiş olsa bile alt yüklenicilere iş bitirme belgesi düzenlenemez. Alt yüklenici iş deneyimini gösteren belge olarak sözleşme ve bu sözleşmenin fatura örnekleri ya da bu örneklerin mevzuata uygun onaylı suretlerini sunmak zorundadır.

Kamu hastane birliğince yapılan tıbbi sarf malzemesinin sözleşme süresi bir yıldır. Sözleşme konusu tıbbi sarf malzemelerinin %80’i idareye teslim edildiğinde iş bitirme belgesi/iş durum belgesi düzenlenmesi için başvuru yapılması mümkün müdür?

4734 sayılı Kanun’da 5812 sayılı Kanun ile yapılan değişiklik sonrası mal alımı ihalelerinde yüklenicilere iş durum belgesi düzenlenemez. İş bitirme belgesinin düzenlenebilmesi için kesin kabulün yapılması ve sözleşme konusu malın teslim edilmesi gerekmektedir.

Tıbbi cihaz ihalesinin sözleşmesinde önce geçici kabul yapılacağı ve altı ay sonra kesin kabulün gerçekleştirileceği hüküm altına alınmıştır. Sözleşme konusu tıbbi cihazlar idareye teslim edilmiş ve geçici kabul yapılmıştır. İş bitirme belgesi düzenlenebilir mi?

Geçici kabule dayanılarak iş bitirme belgesi düzenlenemez. İş bitirme belgesinin düzenlenebilmesi için kesin kabulün yapılmış olması zorunludur.

Sözleşmenin idarenin izni ile devredilmesi halinde iş bitirme belgesi düzenlenir mi?

Sözleşmenin idarenin izni ile devredilmesi halinde, işin kesin kabulünün yapılmış olması şartıyla; devir öncesinde veya sonrasında işin ilk sözleşme bedelinin en az %80’lik kısmını gerçekleştiren yükleniciye, iş bitirme belgesi düzenlenir.

Alımın niteliği sebebiyle birim fiyat üzerinden bağıtlanan ve toplam sözleşme tutarı bulunmayan ancak süresi belli olan bir sözleşme kapsamında yapılan satışlara ilişkin iş bitirme belgesi düzenletilebilir mi?

İş bitirme belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından 4734 sayılı Kanun’a tabi olmadan gerçekleştirilen alımlarda, alımın niteliği sebebiyle birim fiyat üzerinden bağıtlanan ve toplam sözleşme tutarı bulunmayan ancak süresi belli olan bir sözleşme kapsamında yapılan alımlara ilişkin olarak, sözleşme süresi ve bu dönemdeki alımın toplam tutarı esas alınarak iş bitirme belgesi düzenlenir.

İş bitirme belgesinin düzenlemesinde belge tutarına katma değer vergisi dahil edlir mi?

İş bitirme belgesinin düzenlemesinde belge tutarı, her türlü fiyat farkları ve katma değer vergisi hariç hesaplanır.

İş bitirme belgesinin düzenlemesinde belge tutarına varsa iş artışları eklenir mi?

İş bitirme belgesinin düzenlemesinde belge tutarı, varsa iş artışları sözleşme bedeline eklenmek suretiyle bulunur.

İş bitirme belgesinin düzenlemesinde belge tutarının hesaplanmasında varsa iş eksilişleri düşürülür mü?

İş bitirme belgesi tutarı hesaplanırken, iş eksilişleri sonucu gerçekleşen sözleşme tutarı esas alınır.

Yüklenicinin iş ortaklığı olması durumunda iş bitirme belgesi nasıl düzenlenir?

İş ortaklığı tarafından gerçekleştirilen işlerde, ortak sayısı kadar iş bitirme belgesi düzenlenir. Bu belgede, tüm ortakların hisse oranı ile ortakların iş deneyim tutarı gösterilir. Konsorsiyumlarda her bir ortağa, ortaklar tarafından gerçekleştirilen iş kısımlarını ve tutarlarını gösteren, iş bitirme belgesi düzenlenir.

İş bitirme belgeleri ekap üzerinden nasıl düzenlenmektedir?

İhale Uygulama Yönetmeliklerinde yapılan değişikliklerle iş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi zorunlu hale getirilmiştir. İş bitirme belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından 31/8/2014 tarihinden sonra düzenlenecek olan iş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur.

İlanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan 4734 sayılı Kanun kapsamındaki ihalelere ilişkin olup EKAP’a kayıt edilmeden 1/9/2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan iş bitirme belgelerinin asıllarının 1/7/2016 tarihine kadar belgeyi düzenleyen idarelere teslim edilmesi ve EKAP üzerinden yeniden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur. Bu durumda, EKAP üzerinden düzenlenen yeni belgeye, daha önce düzenlenen belgenin tarih ve sayısının da belirtildiği ve eski belgenin yerine verildiğine dair bir şerh düşülür ve eski belge dosyasında muhafaza edilir.

Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ile vakıf yükseköğretim kurumlarına gerçekleştirilen mal satışlarında iş deneyimini gösteren belge nedir?

Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları*** ile vakıf yükseköğretim kurumları, kamu tüzel kişiliğine sahip olmalarına karşın bu kurumlarca iş bitirme belgesi düzenlenmemektedir. Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 44’üncü maddesinin üçüncü fıkrasında, bu kurumlara gerçekleştirilen mal satışlarında, sözleşme ve bu sözleşmenin uygulanmasına yönelik olarak düzenlenen fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir, serbest muhasebeci veya vergi dairesi onaylı suretlerinin iş deneyimini gösteren belgeler olduğu hüküm altına alınmıştır. Bu belgelerin değerlendirilmesinde, özel sektöre gerçekleştirilen işlerin değerlendirilmesinde uygulanan hükümler esas alınır.

Bir firma tarafından vakıf yükseköğretim kurumuna bir mal satışı yapılmış ve bu satışından iş deneyim belgesi olarak yararlanılmak isteniyor ise bu satışa ilişkin sözleşme ve fatura örnekleri veya fatura örneklerinin mevzuata uygun onaylı suretlerini sunmak zorundadır. Bu kurumlar tarafından iş bitirme belgesi düzenlenmesi halinde geçerli olmaz. Bu sebeple firmalar bu konuda dikkatli olmalıdır.

***1982 Anayasası’nın 135’inci maddesinde, “Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve üst kuruluşları; belli bir mesleğe mensup olanların müşterek ihtiyaçlarını karşılamak, meslekî faaliyetlerini kolaylaştırmak, mesleğin genel menfaatlere uygun olarak gelişmesini sağlamak, meslek mensuplarının birbirleri ile ve halk ile olan ilişkilerinde dürüstlüğü ve güveni hâkim kılmak üzere meslek disiplini ve ahlâkını korumak maksadı ile kanunla kurulan ve organları kendi üyeleri tarafından kanunda gösterilen usullere göre yargı gözetimi altında, gizli oyla seçilen” kamu tüzel kişilikleri olduğu hüküm altına alınmıştır. TOBB ve TESK’e bağlı odalar ile barolar ilk akla gelen kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarıdır.

Gerçek veya tüzel kişinin yeni bir şirket kurması durumunda iş bitirme belgesini yeni kurulan şirket kullanabilir mi?

Gerçek veya tüzel kişiler,  yeni bir şirket kurmaları ya da mevcut şirkete ortak olmaları durumunda, kendilerine ait iş deneyim belgelerinin bu yeni şirketçe kullanılıp kullanılamayacağı konusunda tereddüt duymaktadır.

Kamu ihale mevzuatında ihale veya son başvuru tarihinden geriye doğru en az bir yıldır kesintisiz olarak tüzel kişiliğin yarıdan fazla hissesine sahip ortağına ait iş bitirme belgesinin

İhaleye teklif veren tüzel kişi tarafından kullanılmasına imkân tanınmıştır. Bu durumda Ortaklık Durum Belgesi (KİK-Standart Form) sunmak zorunludur.

Şirketlerin türk ticaret kanununa göre nev’i (tür) veya unvan değiştirmeleri halinde tür veya unvan değiştiren şirketin iş bitirme belgesi kullanılabilir mi?

Şirketlerin Türk Ticaret Kanununa göre nev’i (tür) veya unvan değiştirmeleri halinde, değişiklikten önce sahip olunan iş deneyimini gösteren belgeler, nev’i veya unvan değiştirmiş şirket tarafından ihalelerde iş deneyimi olarak kullanılabilir. Örneğin, limited şirketin anonim şirkete dönüşmesi halinde, limited şirket adına düzenlenen iş deneyimini gösteren belgeler anonim şirketçe kullanılabilir.

Hangi durumlarda ortaklık durum belgesi sunulması zorunludur?

Tüzel kişi tarafından sunulan iş deneyimini gösteren belgenin, ihale veya son başvuru tarihinden geriye doğru en az bir yıldır kesintisiz olarak aynı tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde, Ortaklık Durum Belgesi (Standart Form –KİK028.0/M) sunulmak zorundadır.

Gerçek kişi istekliler ile kendi adına düzenlenen iş deneyimini gösteren belgeyi sunan tüzel kişilerin, Ortaklık Durum Belgesini sunmalarına gerek bulunmamaktadır.

Ortaklık durum belgesinin düzenlenmesi hakkında bilgi veriniz?

Ortaklık Durum Belgesinin (Standart Form –KİK028.0/M) ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları veya yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir veya serbest muhasebeci tarafından ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmesi gerekmektedir. Bu belge daha önce noter tarafından düzenlenebilirken yapılan değişikle noterler tarafından bu belgenin düzenleme yetkisi kaldırılmıştır.

Bu belgenin serbest muhasebeci mali müşavir tarafından düzenlenmesi halinde15/11/2002 tarihli ve 24937 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Serbest Muhasebeci ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerin Kaşe Kullanma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik çerçevesinde temin edilen özel kaşenin kullanılması gerekmektedir. Kamu İhale Kurulu 3/8/2009 tarihli ve 2009/UY.I-2017 sayılı uyuşmazlık kararında, Ortaklık Durum Belgesinin ihaleye teklif veren istekli tarafından düzenlenmesinin mevzuata uygun olmadığına karar vermiştir.

Özel sektöre gerçekleştirilen mal satışlarının iş deneyimi olarak kullanılması için hangi belgeler sunulmalıdır?

Firmaların özel sektöre yaptıkları mal satışlarından iş deneyimi olarak yararlanmaları mümkündür. Özel sektöre gerçekleştirilen mal satışlarına ilişkin sözleşme ve bu sözleşme çerçevesinde düzenlenen fatura örnekleri veya bu örneklerin mevzuata uygun suretleri iş deneyimini gösteren belgelerdir.

Uygulama yönetmeliklerinde fatura örneklerinin noter, yeminli mali müşavir (YMM), serbest muhasebeci mali müşavir (SMMM), serbest muhasebeci (SM) veya vergi dairesi onaylı suretlerinin ihalelerde sunulabileceği hüküm altına alınmıştır.

Kamu İhale Kurulu, özel sektöre gerçekleştirilen işler için sözleşme sunulmadan sadece fatura örneklerinin sunulması halinde teklifin değerlendirme dışı bırakılması gerektiğine karar vermektedir.

Özel sektöre gerçekleştirilen işlerde, sipariş alma formu sözleşme olarak sunulabilir mi?

Bir mal alımı ihalesine teklif veren istekli tarafından özel sektöre gerçekleştirdiği satışlar kapsamında iş deneyimini gösteren belge olarak sipariş alma formu ile buna ilişkin fatura örnekleri sunulmuştur. İsteklinin sunduğu sipariş alma formunun sözleşme olmadığı gerekçesiyle teklifi değerlendirme dışı bırakılmış ve bu işlem itirazen şikâyet başvurusuna konu olmuştur. Kamu İhale Kurulunun 23/9/2013 tarihli ve 2013/UM.III-3758 sayılı uyuşmazlık kararında, sipariş alma formu sözleşme niteliği taşımadığından teklifin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olmadığına karar verilmiştir.

Özel sektöre gerçekleştirilen toplam sözleşme tutarı bulunmayan ve birim fiyat üzerinden bağıtlanan sözleşme kapsamında gerçekleştirilen işler iş deneyimi olarak kullanılabilir mi?

Firmalarca özel sağlık kurumlarına toplam sözleşme tutarı bulunmayan ve birim fiyat üzerinden bağıtlanan sözleşmeyle satış yapılabilmektedir. Bu tür satışların da iş deneyimini gösteren belge olarak kullanılması mümkündür. Bu satışlarda, sözleşmede yazılı süre esas alınarak o dönemde yapılan işin tutarını gösteren faturalardaki tutarların toplamı, toplam sözleşme tutarı olarak kabul edilmektedir.

Yurt dışında gerçekleştirilen işlerde iş deneyimini gösteren belgeler nelerdir?

Yurt dışında gerçekleştirilen işlere yönelik düzenleme, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 46’ncı maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde yer almaktadır. Yurt dışında gerçekleştirilen işlerde, işin gerçekleştirildiği ülkenin resmî kurumları tarafından düzenlenen iş deneyimine ilişkin belgeler veya sözleşme ve bu sözleşmeye bağlı olarak düzenlenen fatura örnekleri veya bu örneklerin yetkili makamlar tarafından onaylanan suretleri ya da fatura dengi belgeler, iş deneyimini gösteren belgelerdir. Bu belgelerin, o ülke mevzuatına göre düzenlenmesi gerekmektedir.

Anılan Yönetmelik’te yurt dışında gerçekleştirilen işlere ilişkin olarak sunulan sözleşmede aşağıdaki bilgilerin bulunmasının zorunlu olduğu hüküm altına alınmıştır:

• İş sahibinin adı, soyadı veya ticaret unvanı,
• Yüklenicinin adı, soyadı veya ticaret unvanı,
• İşin yapıldığı yer ve niteliği,
• Sözleşme bedeli ve tarihi,
• İşin bitirilme ve/veya kabul tarihi.

Yurt dışındaki Türkiye Cumhuriyeti büyükelçiliklerine ya da konsolosluklarına veya diğer kamu kurumlarının yurt dışındaki temsilciliklerine mal satışı yapılmış ise iş bitirme belgesi düzenletilmesi gerekmektedir.

Mal alımlarına ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin geçerlilik süresi nedir?

4734 sayılı Kanun’un 10’uncu maddesinde mal alımı ihalelerinde, “son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan mal alımlarına ilişkin deneyimi gösteren belgelerin” iş deneyimine ilişkin yeterlik kriteri çerçevesinde sunulabileceği hüküm altına alınmıştır.

İş deneyimini gösteren belgelerin geçerlik süresine ilişkin olarak kamu ihale mevzuatında ikili düzenleme yer almaktadır. Firmalar tarafından ihale ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kesin kabul işlemleri tamamlanan mal alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeler yeterlik kriterini sağlamak amacıyla sunulabilir. Ayrıca kesin kabul tarihi, ihale ilan tarihi ile ihale tarihi arasında olan mal alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgelerin de sunulması mümkündür.

Özel sektöre ve yurt dışında gerçekleştirilen işlerin sözleşmesinde kesin kabul tarihine ilişkin bir bilgi bulunmuyor ise iş deneyimini gösteren belgeler kapsamında sunulan en son tarihli fatura kesin kabul tarihi olarak dikkate alınır.

İhale ilk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde piyasaya arz edilen ürünler ile ilk ilan tarihinden sonra piyasaya arz edilen ürünlere ilişkin teknoloji ürün deneyim belgesi, iş deneyimini gösteren belge olarak sunulabilir.

İş deneyimini gösteren belgelerdeki tutar nasıl güncellenir?

İş deneyimini gösteren belgelerdeki iş deneyim tutarının güncellenmesine yönelik düzenleme Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 48’inci maddesinde yer almaktadır.

İş deneyimini gösteren belgelerdeki iş deneyim tutarı, sözleşmenin yapıldığı aydan bir önceki aya ait Yurt İçi Üretici Fiyat Endeksinin (Yİ-ÜFE) endeksin, ilk ilan veya davet tarihinin içinde bulunduğu aydan bir önceki aya ait endekse oranlanması suretiyle bulunan katsayı üzerinden güncellenir.

Türk lirası üzerinden teklif verilen ihalelerde, yabancı para birimi cinsinden sözleşmeye bağlanan işlere ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerdeki iş deneyim tutarı, belgeye konu işin sözleşme tarihindeki Resmî Gazete’de yayımlanan Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz alış kuru üzerinden Türk lirasına çevrilir. Bulunan bu tutar, yukarıda aktarılan esaslar çerçevesinde güncellenir.

Yabancı para birimi cinsinden teklif verilmesine izin verilen ihalelerde, yabancı para birimi cinsinden sözleşmeye bağlanan işlere ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerdeki iş deneyim tutarı, ilk ilan veya davet tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanan Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası çapraz kuru üzerinden teklife esas para birimine çevrilir.

Teknolojik ürün deneyim belgesi nedir?

Teknolojik ürün deneyim belgesi, “Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından düzenlenen ve mal/hizmet alımı ihalelerinde iş deneyimini gösteren belge olarak kullanılabilen belge” olarak tanımlanabilir. Teknolojik ürün deneyim belgesinde bedel içeren bir sözleşme çerçevesinde bir mal ve hizmet satışı söz konusu değildir. Kamu İhale Genel Tebliği’nin 58.3’üncü maddesinde yapılan değişiklikle teknolojik ürün deneyim belgesi, isteklinin imalatçı olduğunu gösteren belgeler içinde sayılmıştır. Bu belgeye yönelik ayrıntılı bilgiye Teknolojik Ürün Deneyim Belgesi Bilgi Notu’ndan ulaşılması mümkündür.

İdarenin istediği iş deneyim tutarının tek bir sözleşme ile karşılanması zorunlu mudur?

Sunulacak iş deneyimin gösterir belgenin tek bir sözleşmeye ilişkin olması zorunlu olup, birden çok sözleşme kapsamında gerçekleştirilen satışların birleştirilmesi mümkün değildir.